La dematerializzazione dei documenti è ormai da tempo al centro dell’attenzione di enti pubblici e privati in quanto sono evidenti i benefici di questo processo: una maggiore disponibilità di spazi, gestione dei documenti attraverso un archivio strutturato e accessibile da qualunque postazione, senza dimenticare la conservazione in forma digitale di documenti aziendali attraverso la sostituzione della carta con file digitali, ai quali ormai viene attribuito pieno valore legale e fiscale.
La Diderot, consapevole delle potenzialità di questo tipo di operazione, ha investito nella formazione dei suoi operatori al fine di offrire le competenze necessarie per la conversione della documentazione cartacea in file elettronici.
Nello specifico, le professionalità acquisite sono state impiegate presso l’Archivio di Stato di Livorno nella digitalizzazione del prestigioso fondo “Stato Civile delle Mairie”; i registri e gli atti dell’ente, attraverso apparecchiature digitali (scanner, fotocamere…) sono stati convertiti in formato immagine (TIFF compresso e non, TIFF multi pagina, JPEG, BMP, PDF/A, PCX, RLE e altri) o in file di testo ricercabili ed elaborabili (Word, Text, PDF e altri).
Dopo dematerializzazione e digitalizzazione, il materiale è stato conservato e organizzato in un archivio gestibile attraverso l’applicazione Sebina Open Library; questo intervento, particolarmente apprezzato dal Comune di Livorno, ha reso possibile consultare questa sezione archivistica direttamente sul server dell’ente.
Si sono concretizzati, così, i vantaggi della dematerializzazione:
- Immediate possibilità di archiviazione, ricerca, e riproduzione
- Più lunga e sicura conservazione dei registri cartacei, non più sottoposti alle possibili usure dovute alle ripetute consultazioni dell’utenza
- Maggiore facilità di duplicazione del documento che in formato digitale non risente della perdita di qualità propria della forma analogica
La Coop.Diderot consapevole della portata innovativa di tale metodologia archivistica fortemente voluta dal Governo con l’emanazione del Codice dell’Amministrazione Digitale, si fa promotrice di quello che sembrava un’utopia: un futuro senza carta
